Zusammenfassung
Ein DMS-Projekt, in dem man bestehende Prozesse aus der Papierwelt nur ins Digitale übernimmt, nützt nicht viel. Im Gegenteil, Workflows können oft bestehende Prozesshemmnisse noch verstärken, indem sie sie in ein elektronisches Korsett sperren, das noch viel starrer ist als vorher. Digitalbeton könnte man es nennen. Die digitale Akte führt dann zu einer höheren Produktivität und Ergebnisqualität, wenn sie Zusammenarbeit auf Augenhöhe unterstützt. Das geschieht im Projekt nicht im Selbstlauf, sondern bedarf bewussten Prozessmanagements und eines agilen Verständnisses auf der Führungsebene.
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- 1.
Das Beispiel ist übrigens anonymisiert, aber nicht fiktiv.
- 2.
Die gleiche Abbildung wurde bereits in Abschn. 2.4.1 verwendet.
- 3.
Der Begriff stammt aus dem Adaptive Case Management.
- 4.
Vgl. [1]. Ines Mergel unterscheidet zwischen Ko-Planung, Ko-Design, Ko-Implementierung und Ko-Dienstleistungserbringung bei der Einbeziehung von Verwaltungskunden in Serviceprozesse. Während es bei der Prozessmodellierung bereits Ansätze zur Einbeziehung von Verwaltungskunden gibt – vor allem in Form eines Ko-Design –, kommen als Ergebnisse dann doch wieder nur Prozesse heraus, in denen der Sachbearbeiter hergebracht-einseitig über „Anträge“ entscheidet.
- 5.
Zum Cynefin-Modell vgl. [3]. Die Autoren, Snowden und Boone, klassifizieren dort die Prozesse in vier Kategorien: einfache, komplizierte, komplexe und chaotische. Jede Prozesskategorie bedarf ihrer eigenen Methoden. In den deutschen Verwaltungen herrscht die – von der KGSt beförderte – Vorstellung vor, alle Prozesse ließen sich mit einfachen Methoden steuern.
Literatur
Prof. Dr. Ines Mergel: Nutzerperspektive in den Vordergrund stellen, Innovative Verwaltung, Ausgabe 10/2018, DOI: https://doi.org/10.1007/s35114-018-0124-9
Wikipedia (deutsche Ausgabe): Ashbysches Gesetz; abgerufen am 23.12.2018
David J. Snowden and Mary E. Boone: A Leader’s Framework for Decision Making, Harvard Business Review, November 2007
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Steinbrecher, W. (2020). Prozessoptimierung und DMS – die technische Illusion. In: Steinbrecher, W. (eds) Agile Einführung der E-Akte mit Scrum. Springer Gabler, Berlin, Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-662-59705-7_4
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