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Der Schriftverkehr

  • Ewald Sachsenberg

Zusammenfassung

Diejenige Stelle, durch welche ein Geschäft mit der Außenwelt zusammenhängt, und durch welche auch die Fühlung im Innern aufrecht erhalten wird, ist die Zentrale für den Schriftverkehr. Durch Briefe und Telegramme, auch durch das Telephon, kommen die Nachrichten von außen an das Geschäft heran und gehen auch von dort nach außen zurück. In kleineren und mittleren Geschäften wird es der Direktion noch möglich sein, sämtliche Eingänge, welcher Art sie auch sind, wenigstens selbst zu lesen und teilweise auch selbst zu erledigen. Die Fühlung der Leitung bleibt dadurch eine sehr lebhafte, und es gibt fast keine Stelle in der ganzen Firma, über deren Arbeiten sie nicht eingehend orientiert ist. In größeren Geschäften ist dies nicht mehr möglich. Es muß dort zunächst eine Trennung der Eingänge nach Abteilungen, manchmal eine solche nach wichtigeren und weniger wichtigen Dingen stattfinden. Nur die wichtigsten Sachen können noch direkt an die Leitung gehen, die anderen müssen durch die Abteilungsvorstände erledigt werden. Eine solche Sichtung der Eingänge kann aber nur durch erfahrene, gut vorgebildete und sehr sichere Beamte vorgenommen werden, weil von deren Arbeiten die Information der gesamten Leitung, und davon wieder zum Teil das Aufblühen des Geschäftes abhängt. Es muß zur Regel gemacht werden, daß alle Sachen, welche die Firma zu irgend etwas verpflichten, oder die für die Firma von irgend welchem Werte sein können, nur schriftlich erledigt werden, und daß jedes, auch zunächst weniger wichtig erscheinende Telephongespräch und auch jedes Telegramm unbedingt schriftlich bestätigt wird. Ebenso wie alle eingehenden Briefe haben auch alle ausgehenden nur durch eine Hand zu gehen oder durch ganz bestimmte Stellen, welche zur Leistung von Unterschriften berechtigt sind. Nur dadurch kann eine einheitliche Führung erzielt werden. Es muß allen nicht zur Zeichnung von Briefen berechtigten Stellen streng untersagt sein, in irgend einer Form direkt mit Außenstehenden zu verkehren. Die Betreffenden können die von ihnen zu erledigenden Sachen in die Korrespondenz geben und müssen nach Fertigstellung der Briefe diese selbst kontrollieren und gegenzeichnen. Die endgültige Unterschrift vor dem Herausgehen muß jedoch unbedingt von der leitenden Stelle gegeben werden. Es wird vielfach versucht, diesen Weg zu umgehen, wenn Konstruktionsfehler oder Nachlässigkeiten bei der Bestellung oder sonstige Fehler vorgekommen sind, um diese nicht nach. oben hin bekannt werden zu lassen. Sollte ein derartiger Versuch gemerkt werden, so ist er energisch zu unterdrücken. Jeder einzelne, der einen Brief zur Kenntnisnahme oder zur Erledigung erhalten hat, sollte verpflichtet werden, diesen mit seinem Zeichen und Datum zu versehen, damit man immer nachweisen kann, welcher der beteiligten Herren das betreffende Schriftstück gelesen hat, und wer etwa nicht. Wenn sich für diese Zeichen und Anmerkungen die Leitung besondere Farben vorbehält, so daß der eine Direktor mit Blau, der andere mit Rot, ein Oberingenieur mit Grün gegenzeichnet, ist der Durchgang eines Schriftstückes noch schneller zu erkennen.

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© Springer-Verlag Berlin Heidelberg 1922

Authors and Affiliations

  • Ewald Sachsenberg
    • 1
  1. 1.Technischen Hochschule DresdenDeutschland

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