Revision eines Ordnungssystems

Zusammenfassung

Größere Ordnungssysteme sind niemals im strengen Sinne vollkommen und fehlerfrei. Sie bedürfen vielmehr der laufenden Pflege und von Zeit zu Zeit einer Überarbeitung. Gründe für die laufende Pflege und die Herausgabe von Revisionen sind:

• Manche Fehler, Mängel, Widersprüche und Unvollständigkeiten zeigen sich nicht im Probelauf, sondern ergeben sich erst bei längerem Gebrauch des Ordnungssystems.

• Das dokumentarisch bearbeitete Sachgebiet entwickelt sich weiter, neue Wissensgebiete gewinnen an Bedeutung, neue Forschungsrichtungen kommen auf, und bekannte Erkenntnisse werden auf neue Anwendungen übertragen.

• In dem dokumentarisch bearbeiteten Sachgebiet kann sich der Sprachgebrauch ändern: Neue Fachausdrücke können aufkommen, bestehende Benennungen ungebräuchlich werden, und wichtige Publikationen können neue Sprachregelungen bewirken.

• Für eine Dokumentationsstelle kann es zweckmäßig sein, neue Typen von Dokumentationseinheiten (z.B. Patentschriften, Kongressberichte, Normblätter, Operationsberichte) aufzunehmen. Diese neuen Typen von Dokumentationseinheiten können neue Sachverhalte und neue Benennungen mit sich bringen, die in das Ordnungssystem eingebaut werden müssen.

• Der Dokumentation können neue Benutzer zufließen, oder die bisherigen Benutzer gewinnen neue Interessenschwerpunkte. Dies führt zu einer Erweiterung des dokumentarisch bearbeiteten Sachgebiets und bedarf folglich neuer zusätzlicher Deskriptoren.

• Auch der allgemeine Wunsch nach einer besseren Dokumentation, also eine Verbesserung der Indexierungsgenauigkeit, der Relevanz- und Vollzähligkeitsrate, das Zulassen differenzierter Suchfragen usw. kann zu einer Revision des Ordnungssystems führen.

• Schließlich können organisatorische und finanzielle Veränderungen eine Revision des Ordnungssystems notwendig machen. Müssen erheblich mehr Dokumentationseinheiten pro Jahr bei gleicher Personalstärke indexiert werden, so ist das Ordnungssystem zu vereinfachen. Ebenso kann überlegt werden, das Ordnungssystem deutlich zu vereinfachen, nur noch verhältnismäßig grob gebunden zu indexieren, die Abfrage mit gebundenen Deskriptoren nur noch als Vorauswahl zu betrachten und dann eine Feinrecherche mit Freitextsuche anzuschließen. Umgekehrt kann die Anschaffung eines neuen Datenbankoder Retrievalsystems den Wunsch hervorbringen, das Ordnungssystem so zu revidieren, dass alle Möglichkeiten dieser neuen Software ausgenützt werden.