Instrumente des operativen Controllings

Zusammenfassung

Operatives Controlling baut auf internen Informationsquellen auf. Im Zentrum stehen Kosten und Leistung der Organisation. Kostenmanagement ist eine Aufgabe, die das Management auch in der Sozialwirtschaft laufend begleitet und nicht erst, wenn Kürzungen oder Kostensteigerungen ein Umlenken erfordern. Kostenmanagement basiert auf der ausführlichen Analyse der Kosten mithilfe der Vollkostenrechnung. Durch den systematischen Aufbau in Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung werden die Grundlagen der kostenbasierten Kalkulation und Analyse gelegt. Aufgrund ihrer Beschränkungen ist es ratsam, auch eine Teilkostenrechnung durchzuführen, vor allem in Form einer stufenweisen Deckungsbeitragsrechnung. Kostenmanagement bedeutet in der Sozialwirtschaft, sich vor allem mit den Personalkosten zu beschäftigen.

Anhang

5.1.1 Arbeitsaufgaben zur praktischen Auseinandersetzung und persönlichen Vertiefung

• A 5.1: Wie kann man in Ihrer Organisation sinnvoll Kostenstellen einrichten? Welche Gründe sprechen dafür?

• A 5.2: Welche Kosten sind in Ihrer Organisation fix, welche variabel?

• A5.3: Was spricht aus Ihrer Perspektive in Ihrer Organisation für eine Teilkostenrechnung? Welche Informationen versprechen Sie sich davon?

• A 5.4: Berechnen Sie, wie sich in Ihrer Organisation in den letzten 5 Jahren die Personalkosten entwickelt haben. Welche Gründe gab es dafür? Wie werden sich die Personalkosten in den nächsten 3 Jahren entwickeln?

• A 5.5: Überlegen Sie, wie Sie – ausgehend vom aktuellen Budget Ihrer Organisation (Bereich, Abteilung, Projekt) – nächstes Jahr 10 % der Kosten einsparen könnten?

5.1.2 Übungsaufgaben

Ü 5.1: Der Kindergarten Farbenfroh bietet zwei Gruppen. Die Inhaberin, Frau Bauerfrau, ist selbst als Kindergartenpädagogin tätig. Sie hat eine weitere Pädagogin und zwei Helferinnen angestellt.

Aus der Finanzbuchhaltung entnimmt sie folgende Zahlen für das Jahr 2017:

Miete	14.400 €
Energie	2100 €
Telefon/Internet	480 €
Weiterbildung	500 €
Beratungsaufwand	1500 €
Personalaufwand	100.000 €
Verpflegung Kinder	18.000 €
Abschreibung	7500 €
Sonstiger Aufwand	7500 €

Im Betriebsvermögen hält sie einen PKW, der 2017 angeschafft wurde (Anschaffungswert 15.000 €, jährliche Abschreibung 1875 €). Die restliche Abschreibung bezieht sich auf die Einrichtung und Umbauten.

• a) Führen Sie eine Betriebsüberleitung durch

  Bei der Überleitung des Aufwandes in Kosten möchte Frau Bauerfrau auch kalkulatorische Kosten berücksichtigen.

  Personalaufwand:

  • 1. Frau Bauerfrau möchte für sich einen Unternehmerlohn von 36.000 € pro Jahr berücksichtigen.

  • 2. Da die Mutter von Frau Bauerfrau ihr mittags ehrenamtlich hilft, sollen dafür kalkulatorische Personalkosten von monatlich 900 € angesetzt werden.

  • 3. Der PKW soll gemäß den jährlichen Kilometern abgeschrieben werden (gesamte Nutzungsdauer 150.000 km, 2017 45.000 km).

• b) Wie hoch sind die Kosten für 2017?

  .

  Position	Ansatz Finanzbuchhaltung (€)	Überleitung (plus oder minus)	Ansatz Kostenrechnung
  Miete	14.400
  Energie	2100
  Telefon/Internet	480
  Weiterbildung	500
  Beratungsaufwand	1500
  Personalaufwand	100.000
  Verpflegung Kinder	18.000
  Abschreibung	7500
  Sonstiger Aufwand	7500
  Kalk.Unternehmerlohn
  Summe	151.980

  Ü5.2: Der Kindergarten Farbenfroh betreibt zwei Gruppen, die eine Kostenstellen bilden (siehe Ü 5.1)

  .

  	Gruppe 1 – Kostenstelle 1	Gruppe 2 − Kostenstelle 2
  Pädagogin	Angestellte 30 h/Woche	Inhaberin 30 h/Woche
  Helferin	Angestellte 30 h/Woche	Angestellte 20 h/Woche
  Kinder	20	16

  Zusätzlich kümmert sich die Inhaberin Frau Bauerfrau 15 h/Woche um die Verwaltung des Kindergartens.

  Verteilen Sie die Kosten gemäß der Kostenüberleitung in A 5.1. auf die beiden Kostenstellen.

  • 1. Miete, Energie, Telefon, Internet und der sonstige Aufwand werden aufgrund der Fläche der Kindergruppen verteilt. Der Kindergarten hat insgesamt 100 m² (Gruppe 1: 30 m², Gruppe 2: 35 m², Küche & Nebenräume: 35 m²).

  • 2. Weiterbildung und Personalaufwand werden gemäß der Stunden der angestellten Pädagogin bzw. Helferinnen verteilt.

  • 3. Der Beratungsaufwand wird beiden Gruppen zu gleichen Teilen zugeordnet.

  • 4. Die Verpflegung der Kinder und die Abschreibung werden im Verhältnis der Kinder verteilt.

  • 5. Der Tätigkeit als Pädagogin werden 2/3 des Unternehmerlohns angelastet (nur Gruppe 2), auf die administrative Tätigkeit entfallen 1/3, die zu gleichen Teilen auf beide Gruppen verteilt werden.

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  Kostenart	Gesamtkosten (€)	Gruppe 1	Gruppe 2
  Miete	14.400
  Energie	2100
  Telefon/Internet	480
  Weiterbildung	500
  Beratungsaufwand	1500
  Personalaufwand	110.800
  Verpflegung Kinder	18.000
  Abschreibung	10.125
  Sonstiger Aufwand	7500
  Kalk. Unternehmerlohn	36.000
  Summe	201.405