6.1 Die Idee

Planen bedeutet, sich zu überlegen, wie man ein bestimmtes Ziel am besten erreicht. Im Rahmen der Zeitplanung legt man daher fest, was man wann bzw. in welcher Reihenfolge macht. Das hat Vorteile: Mit einer geschickten Zeitplanung erledigen Sie Aufgaben meist schneller als wenn Sie den Zufall entscheiden lassen.

Beispiel

  • Wenn Sie eine komplizierte Aufgabe während Ihres persönlichen Leistungshochs bearbeiten, werden Sie wahrscheinlich weniger Zeit dafür benötigen.

  • Wenn Sie Telefonate nicht über den ganzen Tag verstreut führen, sondern im Rahmen eines Telefonblocks hintereinander erledigen, wird das wahrscheinlich schneller gehen.

Mit einer geschickten Zeitplanung erledigt man tendenziell mehr Aufgaben fristgerecht. Denn durch Planung sinkt die Gefahr, etwas zu vergessen. Wer plant, erkennt zudem rechtzeitig, dass sich manche Aufgaben oder Ziele gegenseitig ausschließen. Dann kann man anhand seiner Prioritäten bewusst entscheiden, was wichtiger ist.

Beispiel

  • Um 14.00 Uhr will sich ein Referendar in Ihrem Büro in Stuttgart vorstellen. Um 14.30 Uhr haben Sie einen Termin mit Ihrem wichtigsten Mandanten in München.

  • Es ist 23.50 Uhr. Sie müssen vor Mitternacht je einen Schriftsatz in den Briefkasten des Landgerichts und des Arbeitsgerichts einwerfen. Die Zeit reicht jedoch nur noch für die Fahrt zu einem der beiden Gerichte.

Wenn Sie geschickt planen, erkennen Sie bereits im Vorfeld, dass Sie wahrscheinlich alle anstehenden Aufgaben rechtzeitig erledigen werden. Dadurch fühlen Sie sich selbstbestimmt und haben deutlich weniger Stress. Und schließlich: Wenn Sie nicht planen, entscheidet Ihr Gehirn unbewusst, welche Aufgabe oder Tätigkeit im Moment den höchsten Lustgewinn verspricht. Dann beschäftigen Sie sich sehr wahrscheinlich den ganzen Tag mit unvorhergesehenen, spontanen, dringenden Angelegenheiten (v. a. Telefonate und E-Mails). Am Abend stellen Sie fest, dass Sie vielen wichtigen Zielen kein bisschen näher gekommen sind.

Generell gilt: Sie können umso besser planen, je selbstbestimmter Sie sind. Als Partner oder selbstständiger Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer können Sie sich Ihre Zeit in der Regel frei einteilen. Es erleichtert Ihre Planung, wenn Sie alle spontanen Aufgaben (z. B. Telefonate) jeden Tag nur in einem bestimmten Zeitraum bearbeiten (Telefonblock) und sich den Rest des Tages abschirmen. Dann können Sie das Werkzeug Zeitplanung sehr effektiv einsetzen. Wenn Sie dagegen als Associate angestellt sind, werden Sie zumindest am Anfang viele Vorgaben von Ihrem Chef bekommen, wann Sie was erledigen müssen. Dann sind Sie eher fremdbestimmt und können Ihren Tagesablauf im Voraus häufig nicht nach Belieben gestalten. Doch keine Sorge: Im Laufe der Zeit ändert sich das. Und bis dahin nutzen Sie eben vor allem die anderen Zeitmanagement-Strategien (z. B. effiziente Arbeitstechniken).

Manchmal verhindern auch selbst gesetzte Ziele eine effektive Zeitplanung. Wenn Sie das Ziel haben, jede eingehende E-Mail innerhalb von zwei Stunden zu beantworten, können Sie Ihren Tagesablauf nur schwer im Voraus planen. Denn Sie wissen ja nicht, wann Sie eine Anfrage erhalten werden und wie lange Sie zu deren Beantwortung brauchen. Dann müssen Sie abwägen: Möchten Sie dieses Ziel unbedingt beibehalten? Oder können Sie es so modifizieren, dass eine bessere Zeitplanung möglich wird (z. B. indem Sie jede Anfrage innerhalb eines Tages beantworten)?

„Ich will mich nicht verplanen!“

Einige Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sträuben sich zunächst dagegen, Ihre Aufgaben und Tätigkeiten zu planen. Dahinter steckt meistens die Angst, dass man durch Zeitpläne in seiner persönlichen Freiheit eingeschränkt wird. Man möchte einfach nicht das Gefühl haben, seinen ganzen Tagesablauf sklavisch an einem Plan ausrichten zu müssen. Aber das müssen und sollen Sie auch gar nicht. Ein Plan ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, das Ihnen dabei hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Wenn sich herausstellt, dass ein Plan für Sie nicht optimal ist – dann ändern Sie ihn! Sie sind Herr Ihrer Pläne und können sie selbstverständlich ergänzen, verändern oder in den Papierkorb werfen. Vergessen Sie die Stundenpläne, die Sie aus der Schule kennen! Zeitplanung bedeutet nicht, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum genau aufschreiben müssen, was Sie um welche Uhrzeit machen. Ihre Pläne können Sie selbst erstellen – und zwar nach Ihren individuellen Vorlieben.

Planen an sich ist ein Teil der menschlichen Natur. Bereits jetzt erstellen Sie jeden Tag viele Pläne – wenn auch häufig nur ganz kurz im Kopf. Sobald Sie ein neues Mandat übernehmen, planen Sie, wie Sie dabei vorgehen: Zuerst finden Sie heraus, was der Mandant will. Dann prüfen Sie die Rechtslage unter diesem Aspekt (Ziel des Mandanten). Dann besprechen Sie das weitere Vorgehen mit dem Mandanten. Dann entwerfen Sie die erforderlichen Schriftsätze, Verträge, Testate oder Steuererklärungen. Dann holen Sie die Freigabe des Mandanten ein und schicken das Ganze an den Gegner, das Gericht oder das Finanzamt. Stellen Sie sich vor, Sie würden dabei planlos vorgehen und die Rechtslage prüfen, ohne zu wissen, was der Mandant eigentlich möchte. Natürlich könnten Sie das auch nachträglich noch klären. Aber dann hätten Sie wahrscheinlich viele Dinge umsonst geprüft und Zeit verschwendet.

Sind Sie ein „kreativer Chaot“ und glauben, dass Sie einfach nicht planen können? Dann überlegen Sie sich wenigstens, welche Aufgaben und Tätigkeiten Sie in einem bestimmten Zeitraum angehen möchten, um die grobe Richtung festzulegen. Der Rest kommt bei kreativen Chaoten meistens ganz von selbst.

6.2 Strategien

Wie der Plan umgesetzt wird, ist eigentlich egal. Sie können versuchen, alles im Kopf zu behalten, gehen dann aber das Risiko ein, einzelne Punkte zu vergessen. Schreiben Sie Ihre Pläne deshalb lieber auf.

6.2.1 To-Do-Liste

Die einfachste Form eines Zeitplans ist die To-Do-Liste. Auf dieser stehen alle Aufgaben und Tätigkeiten, die man erledigen möchte. Selbstverständlich können Sie die Punkte auf Ihrer To-Do-Liste nach Prioritäten sortieren.

Beispiel

  • Schriftsatz X-GmbH erstellen

  • Vertrag Y-AG entwerfen

  • Termin vor dem Landgericht um 14.00 Uhr

  • mit Herrn Müller telefonieren

  • NJW lesen

Sie müssen nicht einmal eine Liste erstellen. Genauso gut können Sie jede Ihrer Aufgaben und Tätigkeiten auf einen Post-it-Zettel schreiben und auf Ihren Schreibtisch kleben. Falls dann etwas Neues dazukommt, das wichtiger ist, können Sie die Zettel einfach umkleben. Machen Sie alles möglichst leicht und spielerisch, sodass Sie gerne damit arbeiten.

Der Vorteil einer To-Do-Liste ist, dass Sie sie sehr schnell und einfach erstellen können. Allerdings ist nicht absehbar, wie lange die Aufgaben jeweils dauern. Wenn Sie alle Ihre anstehenden Aufgaben aufschreiben, werden Sie diese zudem wahrscheinlich nicht an einem Tag fertig machen. Dann entgeht Ihnen jedoch das gute Gefühl, am Ende des Tages alle Ihre Aufgaben erledigt zu haben.

6.2.2 Tagesplan erstellen

Eine komplexere Form der Zeitplanung ist es, einen Tagesplan zu erstellen. Dabei wird auch die Länge der einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten berücksichtigt. Und wenn Sie außerdem noch das Ziel haben, nur eine bestimmte Zeit zu arbeiten (z. B. neun Stunden), ergeben sich daraus weitere Anforderungen an Ihren Plan.

Einen Tagesplan können Sie in fünf Schritten erstellen:

  • Schritt 1: Alle Aufgaben zusammenstellen

  • Schritt 2: Die Länge der einzelnen Tätigkeiten schätzen

  • Schritt 3: Einen Zeitpuffer für Unvorhergesehenes reservieren

  • Schritt 4: Notwendige Entscheidungen treffen

  • Schritt 5: Nachkontrolle

Aufgaben zusammenstellen

Schreiben Sie alles auf, was Sie am nächsten Tag erledigen wollen oder müssen. Nehmen Sie dazu auch Ihre To-Do-Liste und Ihren Terminkalender zur Hand. Legen Sie konkrete Ziele fest, nicht nur Tätigkeiten.

  • Statt „Klageschrift X-AG bearbeiten“ formulieren Sie: „Einen Entwurf der Klageschrift erstellen, der die ausformulierten Anträge enthält.“

  • Statt „Herrn Meyer anrufen“ formulieren Sie: „Mit Herrn Meyer die Beweismittel der Klageschrift klären“.

Fragen Sie sich stets: Was will ich mit dieser Tätigkeit oder diesem Gespräch erreichen?

Beispiel

Tagesplan 13.07.

  • Vertrag für Mandat X entwerfen

  • Schriftsatz für Mandat Y fertigstellen

  • Telefonat mit Mandant Z (Beweismittel klären)

  • NJW lesen

Tipp: Planen Sie den nächsten Tag bereits am Vorabend. Dann kann Ihr Unterbewusstsein schon über Nacht mögliche Lösungen entwickeln.

Länge der Tätigkeiten schätzen

Bestimmen oder schätzen Sie für jede Aufgabe, wie lange Sie für deren Erledigung ungefähr brauchen werden. Machen Sie dabei möglichst genaue Zeitvorgaben. Denn in der Regel dauert eine Aufgabe, Besprechung oder Tätigkeit genau solange, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Addieren Sie dann alles zur Gesamtzeit.

Beispiel

Tagesplan 13.07.

Vertrag für Mandat X entwerfen:

4 h

Schriftsatz für Mandat Y fertig stellen:

3 h

Telefonat mit Mandant Z (Beweismittel klären):

1 h

NJW lesen:

1 h

Gesamt:

9 h

Zeitpuffer für Unvorhergesehenes reservieren

Verplanen Sie nicht Ihre gesamte verfügbare Arbeitszeit, sondern lassen Sie einen Zeitpuffer (ca. 40 bis 50 %). Gerade bei Rechtsanwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern kommt es jeden Tag zu spontanen, unvorhergesehenen Ereignissen. Diese nehmen jeweils einen Teil Ihrer Zeit in Anspruch. Wenn Sie Ihre gesamte zur Verfügung stehende Arbeitszeit verplant haben, genügt schon eines dieser spontanen Ereignisse und Sie können Ihren Plan nicht mehr einhalten. Das erzeugt Stress und ungute Gefühle. Planen Sie deshalb immer einen bestimmten Zeitpuffer für diese spontanen, unvorhergesehenen Ereignisse ein. Wie groß dieser Puffer sein sollte, hängt von Ihren individuellen Umständen ab. Als guter Erfahrungswert hat sich jedoch erwiesen, nicht mehr als 60 % der verfügbaren Zeit zu verplanen. Mit etwas Übung können Sie diesen Wert dann auf Ihre individuelle Situation anpassen.

Beispiel

Ihr Ziel ist es, täglich maximal neun Stunden zu arbeiten. Aus Erfahrung wissen Sie, dass Sie jeden Tag ca. drei Stunden für spontane, unvorhergesehene Dinge benötigen. Folglich sollten Sie maximal sechs Stunden im Voraus verplanen.

Entscheidungen treffen

Falls Sie mehr als 50 bis 60 % Ihrer Zeit verplant haben, müssen Sie die notierten Aufgaben zusammenstreichen, indem Sie:

  • Rationalisieren  (= den Zeitbedarf realistisch kürzen)

  • Reduzieren (= Aufgaben streichen)

  • Delegieren (= jemand anderes erledigt bestimmte Aufgaben)

  • Verschieben (= Sie erledigen bestimmte Aufgaben an einem anderen Tag)

  • Länger arbeiten (=  Sie bleiben länger im Büro)

Im obigen Beispiel haben Sie neun Stunden verplant. Da Sie jeden Tag ca. drei Stunden für spontane, unvorhergesehene Dinge benötigen und maximal neun Stunden arbeiten möchten, sollten Sie jetzt für drei Stunden eine Entscheidung treffen. Wie Sie dabei vorgehen, also an welche Aufgabe oder Tätigkeit Sie „Hand anlegen“, hängt immer von Ihrer konkreten Situation ab. Insoweit gibt es keine logisch zwingende oder objektiv richtige Strategie. Behalten Sie stets alle Ihre anstehenden Aufgaben und Ihre aktuellen und langfristigen Ziele im Blick und wägen Sie dann ab (Prioritäten setzen!). Wenn der Entwurf für den Y-Schriftsatz unbedingt heute fertig werden muss, der Vertragsentwurf für das Mandat X aber erst morgen, wird es sinnvoller sein, heute nur zwei Stunden an dem Vertrag zu arbeiten und das Lesen der NJW auf morgen zu verschieben.

Beispiel

Ihr fertiger Tagesplan für den 13.07. könnte dann so aussehen:

Schriftsatz für Mandat Y fertig stellen:

3 h

Vertrag für Mandant X entwerfen:

2 h

Telefonat mit Mandant Z (Beweismittel klären):

1 h

Unvorhergesehenes:

3 h

Gesamt:

9 h

Nachkontrolle

Überprüfen Sie am Ende des Tages, ob und wie Sie Ihren Plan eingehalten haben. Was können Sie daraus für Ihre künftige Zeitplanung lernen? Entscheiden Sie auch, wie Sie mit unerledigten Aufgaben umgehen: Delegieren, streichen oder auf einen anderen Tag übertragen?

Passen Sie die einzelnen Schritte zur Erstellung eines Tagesplans an Ihre individuellen Vorlieben an. Wenn es Ihnen hilft, nicht nur die Dauer der einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten festzulegen, sondern auch die genaue Uhrzeit, könnte Ihr Tagesplan wie folgt aussehen:

Beispiel

Tagesplan 13.07.

08.30–10.00: Schriftsatz für Mandat Y fertig stellen

10.00–10.30: Zeitpuffer

10.30–11.30: Telefonat mit Mandant Z (Beweismittel klären)

11.30–12.00: Zeitpuffer

12.00-13.00: Mittagspause

13.00–13.30: Zeitpuffer

13.30–15.00: Schriftsatz für Mandat Y fertig stellen

15.00–15.30: Zeitpuffer

15.30–17.30: Vertrag für Mandant X entwerfen

17.30–18.30: Zeitpuffer

Im Prinzip ist das ganz einfach. Allerdings gibt es bei Rechtsanwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern einige Umstände, welche die Arbeit mit (Tages-)Plänen in der Praxis erschweren. Oft werde ich gefragt: Kann man auch dann planen, wenn

  • im Laufe des Tages zusätzliche Aufgaben dazu kommen?

  • die Aufgaben länger dauern als ursprünglich geplant?

  • die Dauer einer Aufgabe im Voraus nicht absehbar ist?

  • man nicht die Möglichkeit hat, Aufgaben zu delegieren, zu verschieben oder zu streichen?

Die Antwort ist: Es kommt darauf an. Grundsätzlich können Ihnen Zeitpläne auch in diesen Fällen helfen, effizienter und effektiver zu arbeiten. Allerdings können Sie dann nicht ganz so frei und im Voraus planen wie sonst. Sie müssen dann Ihren Tagesplan unter Umständen immer wieder anpassen. Dazu gibt es folgende Strategien:

Es kommen zusätzliche Aufgaben dazu

Wenn während eines Tages spontan eine neue Aufgabe dazukommt, mit der Sie nicht gerechnet haben, machen Sie Folgendes:

  • Schätzen Sie ab, wie lange Sie für die neue Aufgabe brauchen werden.

  • Ist Ihr Zeitpuffer noch groß genug? Dann integrieren Sie die Aufgabe in Ihren Plan.

  • Andernfalls müssen Sie jetzt entscheiden, was Sie machen: Rationalisieren? Reduzieren? Delegieren? Verschieben? Länger arbeiten?

Beispiel

Ihr Tagesplan für den 13.07. entspricht den letzten beiden Beispielen. Nachdem Sie um 9 Uhr in Ihrem Büro angekommen sind, erhalten Sie von Ihrem Chef den Auftrag, einen Bericht für Mandant M zu erstellen. Sie schätzen, dass Sie dafür ungefähr eine Stunde brauchen. Da Sie einen Zeitpuffer von drei Stunden eingeplant haben, ist noch alles im grünen Bereich. Um 13 Uhr erhalten Sie von Ihrem Chef einen weiteren Auftrag. Sie sollen eine Powerpoint-Präsentation für seinen Vortrag erstellen. Dafür brauchen Sie mindestens vier Stunden. Sie haben jetzt aber nur noch zwei Stunden für Unvorhergesehenes zur Verfügung. Folglich müssen Sie Ihren Tagesplan anpassen. Insofern gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Sie verschieben einen Teil der noch offenen Aufgaben im Umfang von zwei Stunden auf morgen. Das kann bedeuten, dass Sie heute nur die halbe Powerpoint-Präsentation erstellen oder den Vertrag für Mandant X erst morgen entwerfen.

  • Sie arbeiten schneller und kürzen bei den heute noch offenen Aufgaben die ursprünglich eingeplante Zeit im Umfang von insgesamt zwei Stunden.

  • Sie arbeiten zwei Stunden länger.

Sie sehen: Man kann auch dann planen, wenn im Laufe des Tages zusätzliche Aufgaben dazu kommen. Das Werkzeug Zeitplanung kann dann zwar möglicherweise nicht verhindern, dass Sie länger arbeiten müssen als ursprünglich geplant. Vielleicht schaffen Sie es trotz eines Plans nicht, alle für diesen Tag ursprünglich vorgesehenen Aufgaben zu erledigen. Aber Sie wissen dann zu jeder Zeit, wo Sie gerade stehen und welche Aufgaben noch offen sind. Dann können Sie eine selbstbestimmte Entscheidung treffen, was Sie wann machen. Sie entscheiden anhand Ihrer Prioritäten, welche Aufgabe Sie zuerst angehen und was Sie ggf. verschieben. Das gibt Ihnen das Gefühl, alles im Griff zu haben. Dadurch fühlen Sie sich deutlich weniger gestresst – und schon das spart Zeit.

Die Aufgaben dauern länger als ursprünglich geplant

Wenn Sie während des Tages feststellen, dass Sie für eine Aufgabe länger brauchen als geplant, stehen Sie vor demselben Problem als wenn eine zusätzliche Aufgabe dazukommt. Das Vorgehen ist deshalb identisch:

  • Schätzen Sie ab, wie viel Zeit Sie für die Erledigung der Aufgabe zusätzlich brauchen werden.

  • Falls Sie noch genügend Zeitpuffer haben, nutzen Sie diesen.

  • Andernfalls müssen Sie entscheiden: Rationalisieren? Reduzieren? Delegieren? Verschieben? Länger arbeiten?

Beispiel

Ihr ursprünglicher Tagesplan ist wie oben. Sie beginnen mit dem Vertragsentwurf für Mandant X. Statt der eingeplanten zwei Stunden dauert das aber vier Stunden. Zum Glück hatten Sie einen Zeitpuffer von drei Stunden eingeplant. Später arbeiten Sie am Schriftsatz für Mandant Y. Nach drei Stunden sind Sie jedoch nur zur Hälfte fertig. Sie brauchen mindestens noch weitere drei Stunden. Folglich müssen Sie jetzt Ihren Tagesplan anpassen und für zwei Stunden eine Entscheidung treffen. Sie könnten zum Beispiel beschließen, einen Teil des Schriftsatzes für Mandant Y erst morgen fertigzustellen.

Die Dauer einer Aufgabe ist im Voraus nicht absehbar

Wenn Sie bei der Erstellung Ihres Zeitplans bei einer Aufgabe im Voraus nicht abschätzen können, wie lange Sie dafür brauchen werden, machen Sie Folgendes:

  • Unterteilen Sie die Aufgabe in Zwischenschritte. Schätzen Sie die Zeit für die einzelnen Zwischenschritte. Falls Ihnen das gelingt, können Sie Ihren Tagesplan in gewohnter Weise erstellen.

  • Andernfalls legen Sie den ersten Schritt für diese Aufgabe fest, den Sie zeitlich ungefähr abschätzen können. Planen Sie für diese Aufgabe dann mindestens die Dauer für diesen ersten Schritt und einen angemessenen Zeitpuffer für die Erledigung des Restes ein.

  • Wenn Sie den Rest während der Bearbeitung der Aufgabe zeitlich abschätzen können, passen Sie Ihren Plan entsprechend an.

  • Falls sich herausstellt, dass die Aufgabe nicht in der eingeplanten Zeit erledigt werden kann, treffen Sie die notwendigen Entscheidungen: Rationalisieren? Reduzieren? Delegieren? Verschieben? Länger arbeiten?

Beispiel

Sie sollen einen fünfseitigen Vertrag prüfen. Dazu gehören Anlagen im Umfang von 100 Seiten. Sie wissen nicht, welche rechtlichen und tatsächlichen Fragen sich stellen werden. Deshalb legen Sie zunächst Zwischenschritte fest:

  • einen Überblick verschaffen (Zeitaufwand: ca. zwei Stunden)

  • die rechtlichen Probleme klären (Zeitaufwand: noch nicht absehbar)

  • einen Bericht schreiben (Zeitaufwand: mindestens eine Stunde)

Vorsichtshalber planen Sie für diese Aufgabe vier Stunden ein. Nachdem Sie sich einen Überblick verschafft haben, wissen Sie, dass es mindestens zwei größere rechtliche Probleme gibt. Für jedes werden Sie ca. drei Stunden benötigen. Da die Angelegenheit erst nächste Woche fertig werden muss, beschließen Sie, an dieser Aufgabe heute nur die eingeplanten vier Stunden zu arbeiten. Die restlichen (mindestens) fünf Stunden planen Sie für die nächsten Tage ein.

Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass Sie immer im Blick behalten, wie viel Zeit Sie für die Aufgabe wahrscheinlich noch benötigen werden. Selbst wenn Sie bei Erstellung des Tagesplans noch nicht wissen, wie umfangreich die Aufgabe ist – irgendwann im Laufe der Ausführung kommen Sie an den Punkt, an dem Sie die Angelegenheit überblicken und die restliche Dauer abschätzen können. Dann müssen Sie Ihren ursprünglichen Plan unter Umständen zwar anpassen, aber Sie arbeiten weiterhin selbstbestimmt.

Man hat nicht die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren, zu verschieben oder zu streichen

Bislang habe ich immer unterstellt, dass Sie rationalisieren, delegieren, verschieben oder Aufgaben ganz streichen können, wenn sich herausstellt, dass die Zeit für Ihren ursprünglichen Plan nicht ausreicht. Doch was ist, wenn Sie glauben, dass das gar nicht möglich ist? Als Associate macht Ihnen der Vorgesetzte meist konkrete Vorgaben, was Sie bis wann erledigen sollen. Streichen ist dann schwierig. Delegieren geht in der Regel auch nicht. Steht der Termin fest, können Sie auch nicht verschieben. Dann haben Sie in der Tat nur zwei Möglichkeiten: Entweder Sie verhandeln mit Ihrem Chef und vereinbaren eine neue Deadline – oder Sie arbeiten länger. Dann müssen Sie in den sauren Apfel beißen und Überstunden machen. Das ist dann eine Frage Ihrer Prioritäten.

Allerdings helfen Ihnen Zeitpläne auch in diesem Fall. Denn Sie können dann wenigstens im Voraus abschätzen, wie lange Sie an einem Tag arbeiten werden. Schwieriger ist es, wenn die neuen Aufgaben erst spontan im Laufe des Tages kommen und zunächst noch nicht absehbar ist, wie lange Sie dafür brauchen. Dann sollten Sie jedoch versuchen, die Aufgaben mithilfe der anderen Zeitmanagement-Methoden (z. B. effizientere Arbeitstechniken) möglichst schnell zu erledigen, sodass Sie nicht regelmäßig bis um Mitternacht in der Kanzlei sitzen. Kommt es doch dauerhaft dazu, müssen Sie abwägen, ob es Ihnen das wert ist. Das ist dann wieder eine Frage Ihrer Prioritäten.

Dennoch: Sie können grundsätzlich auch dann Tagespläne erstellen, wenn Sie nicht im Voraus wissen, welche Aufgaben noch dazu kommen und wie viel Zeit Sie dafür benötigen werden. Diese Pläne müssen Sie dann ggf. im Laufe des Tages anpassen. Trotzdem werden Sie sich dadurch selbstbestimmter und weniger gestresst fühlen.

6.2.3 Längerfristige Pläne

Tagespläne sind der ideale Einstieg in die Zeitplanung. Sie erhalten schnell eine Rückmeldung, ob Ihr Plan „funktioniert“ – und das motiviert (wenn Sie Erfolg haben). Zudem steigt Ihre Lernkurve schnell an. Wenn es mit der Tagesplanung klappt, können Sie auch längerfristige Zeitpläne erstellen:

  • Wochenplan

  • Monatsplan

  • Quartalsplan

  • Jahresplan

  • Mehrjahresplan

  • Lebensplan

Dabei gehen Sie prinzipiell genauso vor wie bei der Erstellung von Tagesplänen.

Beispiel

Wochenplan 13.07.–19.07. (beruflich)

  • Schriftsatz für Mandat X fertig machen (bis Donnerstag)

  • Schriftsatz für Mandat Y fertig machen (bis Dienstag)

  • Schriftsatz für Mandat Z fertig machen (bis Freitag)

  • Besprechungen mit den Mandanten A, B, C und D

  • NJW lesen

  • Termine vor dem Amtsgericht (Montag, 16.00 Uhr; Donnerstag, 9.30 Uhr)

  • Termin vor dem Landgericht (Mittwoch, 14.00 Uhr)

  • Kanzleibesprechung (Freitag, 18.00 Uhr)

  • tägliche Arbeitszeit: 9 h

Und wie setzen Sie Ihren Wochenplan um? Indem Sie ihn abends zur Hand nehmen und durchlesen, bevor Sie den Tagesplan für den nächsten Tag erstellen. Dann sehen Sie sofort, welche Aufgaben und Tätigkeiten Sie in dieser Woche noch erledigen möchten.

Tipp: Berücksichtigen Sie dabei auch Ihre Ziele aus den anderen Lebensbereichen (Familie/Freunde, Gesundheit, Lebenssinn).

Beispiel

Wenn Sie am Sonntagabend den Plan für Montag erstellen, überfliegen Sie Ihren Wochenplan und heraus kommt folgender Tagesplan:

Montag, 13.07.

  • Schriftsatz für Mandat Y überarbeiten (4 h)

  • Gespräch mit Mandant A (11.30 Uhr)

  • Termin vor dem Amtsgericht (16.00 Uhr)

  • eine Stunde Schwimmen (19.00 Uhr)

Am Ende der Woche machen Sie die Nachkontrolle für Ihren Wochenplan. Analysieren Sie, was funktioniert hat und wo Sie sich in Ihrer Einschätzung noch verbessern können. Auch bei der Erstellung von Wochenplänen wird Ihre Lernkurve steigen. Je größer der Zeitraum ist, desto schwieriger kann es allerdings werden, die konkreten Aufgaben vorherzusehen. Dann macht es mehr Sinn, nur die (Teil-)Ziele festzulegen, die Sie in diesem Zeitraum erreichen möchten. Die konkreten Tätigkeiten, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind, nehmen Sie dann nur in den Tages- und Wochenplan auf.

Beispiel

  • Monatsplan Juli (beruflich)

    • 20.000 € Umsatz

    • einen Aufsatz schreiben

    • zwei Akquise-Vorträge halten

  • Jahresplan (beruflich)

    • 250.000 € Umsatz

    • fünf neue mittelständische Unternehmen als Mandanten gewinnen

    • einen Mitarbeiter anstellen

  • Lebensplan (beruflich)

    • mit 60 Jahren die Kanzlei verkaufen und nach Hawaii ziehen

    • BGH-Anwalt werden

    • eine erfolgreiche Verfassungsbeschwerde führen

    • 5.000.000 € Vermögen

Berücksichtigen Sie den jeweils „übergeordneten“ Zeitplan, wenn Sie einen kürzeren Zeitplan erstellen. Wenn Sie Ihren Wochenplan erstellen, dann nehmen Sie dazu auch den jeweils aktuellen Monatsplan zur Hand (sowie Ihre To-Do-Liste und Ihren Terminkalender). Wenn Sie den nächsten Quartalsplan erstellen, dann nehmen Sie auch den aktuellen Jahresplan dazu usw. Verwenden Sie jedoch nicht zu viel Zeit für das Planen. Als Faustregel bieten sich folgende Werte an:

  • Tagesplan: fünf bis zehn Minuten

  • Wochenplan: 30 min

  • Monatsplan: eine Stunde

  • alle anderen Pläne: nach Bedarf

Fragen

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Zusammenfassung

Mit einer geschickten Zeitplanung erledigt man Aufgaben häufig schneller als wenn man zufällig vorgeht oder sein Gehirn (unbewusst) entscheiden lässt. Je selbstbestimmter Sie sind, desto besser können Sie planen.

  • Die einfachste Form eines Zeitplans ist die To-Do-Liste.

  • Eine komplexere Form der Zeitplanung ist es, einen Tagesplan zu erstellen.

  • Man kann auch dann mit Tagesplänen arbeiten, wenn während des Tages spontan neue Aufgaben dazukommen oder wenn die Dauer einer Aufgabe im Voraus nicht absehbar ist.

  • Nehmen Sie zur Erstellung Ihrer Tages- und Wochenpläne immer auch Ihre To-Do-Liste und Ihren Terminkalender zur Hand.

  • Bei längerfristigen Zeitplänen (Wochen-, Monats-, Jahrespläne) geht es mehr um die Festlegung von Zielen als um konkrete Tätigkeiten.

  • Berücksichtigen Sie immer auch Ihre Ziele aus den anderen Lebensbereichen (Familie/Freunde, Gesundheit, Lebenssinn).