Personalakten

Zusammenfassung

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts sind Personalakten „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Bediensteten betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst wahrheitsgemäßes und vollständiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Bediensteten geben“. Man differenziert zwischen der einfachen und der qualifizierten Personalakte. Zur Führung von einfachen Personalakten ist der Arbeitgeber verpflichtet. In ihr befinden sich die Dokumente, welche der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber aus arbeitsrechtlichen Gründen überlassen hat. In der einfachen Personalakte werden also alle gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente – wie beispielsweise Gehaltsabrechnung, Versicherungsbescheinigung sowie Sozialversicherungsausweis – archiviert. Alle weiteren Dokumente gehören hingegen zur so genannten qualifizierten Personalakte. Dem Arbeitgeber steht es frei, ob und wie er diese Unterlagen führt. Der Inhalt der so genannten qualifizierten Personalakte ist also dem Arbeitgeber selbst überlassen. Hier kann er all diejenigen Unterlagen sammeln, welche die Entwicklung des Arbeitnehmers und seine berufliche Qualifikation dokumentieren. Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch darauf, dass alle Unterlagen vom Arbeitgeber gesammelt werden, wenn dieser sie nicht als wichtig oder relevant einstuft. Das Führen von Personalakten ist somit ein Recht des Arbeitgebers und keine Pflicht. Die einzige Einschränkung besteht jedoch darin, dass keine geheimen Akten angelegt werden dürfen. Qualifizierte Personalakten enthalten im allgemeinen die wichtigsten Unterlagen zur Dokumentierung und Organisation des Arbeitsverhältnisses, wie beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen, den Arbeitsvertrag, Arbeitserlaubnis, Beurteilungen, Unterlagen zu Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie Disziplinarmaßnahmen, Lohn- und Gehaltserhöhungen, Urlaubsanträge und Urlaubsgenehmigungen sowie Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dementsprechend kann eine Personalakte also aus einer Hauptakte, verschiedenen Nebenakten und Sonderakten bestehen.