Anforderungen an Koordinationssysteme zur Unterstützung arbeitsteiliger Prozesse im Büro

Zusammenfassung

Koordinationssysteme sollen eine aktive Unterstützung arbeitsteiliger Prozesse im Rahmen der Büroarbeit leisten, wobei die Anforderungen der verschiedenen Aufgabentypen Berücksichtigung finden müssen:

• Strukturierte Aufgaben sollen durch ein Koordinationssystem auf der Basis vorgegebener Abläufe aktiv gesteuert werden⁹⁸. Das System soll die zuständigen Bearbeiter für einzelne Aktionen ermitteln, für diese die jeweils anfallenden Arbeiten verwalten, ihnen die zur Bearbeitung notwendigen Informationen und Werkzeuge bereitstellen sowie die fristgerechte Ausführung überwachen und ggf. anmahnen. Darüber hinaus sollen die lokalen Aktionen — soweit möglich — automatisch ausgeführt werden. Die menschlichen Aufgabenträger werden dadurch von Routinetätigkeiten der Vorgangsverfolgung weitgehend entlastet. Die Spezifizierung von Vorgängen sollte ohne die Hilfe professioneller Anwendungsentwickler möglich sein; sie sollte als Festlegung organisatorischer Regelungen, nicht als konventionelle Programmierung aufgefaßt werden. Ziel ist es, auch Vorgänge zu unterstützen, für die eine konventionelle Anwendungsentwicklung aufgrund einer niedrigen Wiederholungsfrequenz wirtschaftlich nicht sinnvoll ist.

• Semi-strukturierte Aufgaben sollen ebenfalls aktiv unterstützt werden. Diese Aufgaben können zum Teil anhand vorgegebener Abläufe durchgeführt werden. Darüber hinaus unterliegen sie in der Regel einer Reihe von Verfahrensrichtlinien.