Elektronische Visualisierung des ambulanten Patientenflows in einer Universitäts-Augenklinik

Zusammenfassung

Fragestellung

Vorgestellt wird eine Methode zur Messung und Visualisierung des Patientenflows komplex strukturierter Augenambulanzen.

Material und Methode

Zugrunde liegt eine hierfür programmierte netzwerkbasierte Software mit den Zielen der Prozessoptimierung und der zeitlich strukturellen Abstimmung der Prozesse aufeinander.

Ergebnisse

Jede Untersuchungseinheit erhielt eine separate Warteliste, in der zu jedem Patienten der Patientenflow auf einer Timeline aufgezeichnet wurde. Von der Warteliste ausgehend, wurden Zeiträume und Zeitpunkte per Mausklick aufgezeichnet und Aufträge zur Diagnostik erteilt. Außerdem wurde über ein Signal mitgeteilt, wann eine Oberarztabnahme gewünscht war. Hierbei wurden Feedbackschleifen verwendet, die zu jeder Zeit für alle involvierten Instanzen innerhalb der Ambulanz den aktuellen Progress der Patienten sichtbar machten. Die praktische Anwendbarkeit wird bereits seit wenigen Monaten erfolgreich getestet. So konnte z. B. bei Aufzeichnungen des Patientenflows von 250 Vorstellungen zu intravitrealen Injektionen eine durchschnittliche Anwesenheitszeit von 169,71 min gezeigt werden, wobei auch automatisch eine zeitliche Erfassung von Teilschritten erfolgte.

Schlussfolgerungen

Langfristig bilden die Aufzeichnungen der Daten zum Patientenflow eine Basis, um Patienten zeitgerecht durch die vielschichtigen Untersuchungen einer Universitäts-Augenpoliklinik zu führen und Wartezeiten zu reduzieren sowie den Einfluss einzelner Umstrukturierungen innerhalb einer Ambulanz zu untersuchen. Da die Einführung der Software selbst mit einem Strukturwandel einhergeht, ist auch ein Fragebogen für die involvierten Mitarbeiter geplant.

Abstract

Objective

This article presents a method for visualization and navigation of patient flow in outpatient eye clinics with a high level of complexity.

Material and methods

A network-based software solution was developed targeting long-term process optimization by structural analysis and temporal coordination of process navigation.

Results

Each examination unit receives a separate waiting list of patients in which the patient flow for every patient is recorded in a timeline. Time periods and points in time can be executed by mouse clicks and the desired diagnostic procedure can be entered. Recent progress in any of these diagnostic requests, as well as a variety of information on patient progress are collated and drawn into the corresponding timeline which can be viewed by any of the personnel involved. The software called TimeElement has been successfully tested in the practical implemenation for several months. As an example the patient flow regarding time stamps of defined events for intravitreous injections on 250 patients was recorded and an average attendance time of 169.71 min was found, whereby the time was also automatically recorded for each individual stage.

Conclusion

Recording of patient flow data is a fundamental component of patient flow management, waiting time reduction, patient flow navigation with time and coordination in particular regarding timeline-based visualization for each individual patient. Long-term changes in process management can be planned and evaluated by comparing patient flow data. As using the software itself causes structural changes within the organization, a questionnaire is being planned for appraisal by the personnel involved.